Vận chuyển hàng hoá cần giấy tờ gì

Xe tới điểm giao nhưng bị chặn lại vì thiếu giấy tờ vận chuyển hàng hoá. Tài xế đứng chờ, chủ hàng gọi điện liên tục, hàng vẫn nằm im trên xe. Tình huống này không hiếm trong nghề vận tải.

Chuyện lặp đi lặp lại nhiều đến mức nhiều người coi là bình thường, dù đây là rủi ro có thể tránh khi dùng dịch vụ vận chuyển hàng hóa đúng cách. Nhưng chỉ cần chuẩn bị đúng từ đầu là tránh được phần lớn rắc rối đó.

Vì sao giấy tờ vận chuyển hàng hoá hay bị thiếu

Mỗi bên đều nghĩ giấy tờ là việc của bên kia

Một chuyến hàng thường có ít nhất ba bên liên quan: chủ hàng, nhà xe và tài xế. Mỗi bên lại hay nghĩ phần giấy tờ, chứng từ vận chuyển là việc của bên kia.

Chủ hàng lo hoá đơn và phiếu xuất kho, nghĩ nhà xe sẽ tự lo giấy tờ xe, sự nhầm lẫn trách nhiệm này cũng thường gặp khi so sánh gửi hàng qua nhà xe hay chành xe. Nhà xe lại mặc định chủ hàng đã chuẩn bị đủ chứng từ trước khi xe tới.

Mỗi loại hàng lại cần giấy tờ khác nhau nên dễ sót một tờ

Mỗi loại hàng lại có yêu cầu giấy tờ khác nhau. Hàng thông thường chỉ cần hoá đơn và phiếu giao nhận, còn hàng đặc thù có thể cần thêm giấy tờ riêng tuỳ từng trường hợp. Vì không ai tổng hợp hết một lượt, rất dễ thiếu một tờ giấy đúng lúc cần.

Cách người trong nghề chuẩn bị giấy tờ trước mỗi chuyến

Liệt kê giấy tờ ngay từ lúc chốt chuyến, không đợi xe lăn bánh

Dân vận tải lâu năm thường có một thói quen chung: họ liệt kê giấy tờ cần thiết ngay từ lúc chốt chuyến, không đợi tới lúc xe lăn bánh mới lo.

Chủ hàng chuẩn bị hoá đơn và phiếu xuất kho trước khi xe tới lấy hàng. Việc này giúp tài xế đối chiếu nhanh, không mất thời gian chờ tại kho.

Nhà xe lo giấy tờ xe, hai bên cùng lập biên bản giao nhận

Nhà xe luôn giữ đầy đủ giấy tờ xe và giấy phép lái xe hợp lệ. Thiếu một trong hai thứ này có thể khiến cả chuyến hàng bị đình lại giữa đường.

Nhiều người còn lập biên bản giao nhận đơn giản cho mỗi chuyến, ghi rõ số lượng và tình trạng hàng lúc lấy và lúc giao. Có căn cứ rõ ràng, hai bên đều yên tâm hơn nếu sau này cần đối chiếu, đây cũng là một trong những dấu hiệu nêu trong bài cách chọn nhà xe uy tín khi thuê lần đầu.

Cẩm nang chuẩn bị giấy tờ vận chuyển hàng hoá trước mỗi chuyến

Đây là mấy việc nên làm ngay cho mỗi chuyến hàng để hồ sơ vận chuyển luôn đầy đủ. Áp dụng được dù không dùng ứng dụng nào cả.

• Ghi rõ tên hàng, số lượng và trọng lượng ra giấy trước khi xe tới lấy hàng. Tài xế nhờ đó đối chiếu nhanh, không mất công hỏi lại.
• Đối chiếu giấy tờ xe và giấy phép lái xe ngay tại điểm lấy hàng. Đừng để tới giữa đường mới kiểm tra.
• Lập biên bản giao nhận có chữ ký hai bên. Ghi rõ tình trạng hàng lúc xếp lên xe và lúc giao xuống.
• Chụp ảnh hàng hoá lúc xếp lên xe, lưu lại làm bằng chứng nếu sau này có tranh chấp, kết hợp với cách đóng gói hàng hóa khi gửi xe tải để hàng an toàn hơn.
• Với hàng dễ vỡ hoặc cồng kềnh, ghi chú rõ trong giấy tờ để tài xế biết cách xử lý.

Chỉ cần làm đủ năm việc này, rắc rối về giấy tờ giữa đường sẽ giảm đi rất nhiều. Không cần làm hết ngay từ chuyến đầu, cứ áp dụng dần cũng được.

Hỏi đáp về giấy tờ vận chuyển hàng hoá

Nhà xe có cần giữ lại giấy tờ hàng hoá mà chủ hàng đưa không? Nên giữ ít nhất một bản chụp trên điện thoại. Việc này giúp đối chiếu khi cần và tránh hiểu lầm giữa hai bên.

Chủ hàng hay nhà xe chịu trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ? Thường chủ hàng lo giấy tờ hàng hoá, nhà xe lo giấy tờ xe và người lái. Nên thống nhất rõ việc này trước khi xe tới lấy hàng.

Giữa đường phát hiện thiếu giấy tờ thì làm sao? Liên lạc ngay với bên còn lại, giữ nguyên vị trí và chờ bổ sung. Không nên tự ý xử lý thay hàng hoá khi chưa đủ chứng từ.

Hàng đi tỉnh xa có cần giấy tờ khác hàng đi gần không? Tuỳ loại hàng và tuyến đường, có thể phát sinh thêm yêu cầu riêng, nhất là tuyến dài như vận chuyển hàng hóa Bắc Nam. Chủ hàng nên hỏi rõ với nhà xe ngay từ đầu.

Chuẩn bị sớm để chuyến hàng không bị trễ vì giấy tờ

Giấy tờ vận chuyển hàng hoá nghe có vẻ là chuyện nhỏ. Nhưng thiếu đúng một tờ vào đúng lúc có thể làm cả chuyến hàng bị trễ. Chuẩn bị kỹ từ đầu luôn nhẹ nhàng hơn xử lý giữa đường rất nhiều.

Khi chủ hàng và nhà xe uy tín tìm được nhau sớm, phần lớn rắc rối này gần như không xảy ra. Tìm Hàng Xe Tải là nơi chủ hàng đăng nhu cầu vận chuyển hàng hóa và nhà xe tìm chuyến phù hợp, hai bên chủ động trao đổi trực tiếp, không qua trung gian giữ tiền cước. Ai đang cần tìm đối tác cho chuyến hàng sắp tới, hãy tải app hoặc đăng chuyến ngay trên timhangxetai.com.

Quy định nhắc trong bài tra tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.