Quản Lý Đội Nhiều Xe: Chia Cuốc Và Theo Dõi
Một xe thì mọi thứ nằm trong đầu. Ai gọi, chạy đâu, thu bao nhiêu, dầu tốn bao nhiêu, đều nhớ được.
Xe thứ hai thì bắt đầu quên. Xe thứ ba thì có hôm hai xe cùng nhận một cuốc, có hôm cả ba cùng rỗng.
Bài này nói mấy thứ tối thiểu cần có khi chạy từ hai xe trở lên, và làm sao để không phải mua phần mềm gì.
Ba thứ bắt đầu rối khi có xe thứ hai
Chia cuốc. Cuốc nào cho xe nào. Không có nguyên tắc thì thành cảm tính, và tài xế bắt đầu so bì.
Theo dõi tiền. Xe nào thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn nợ khách nào. Gộp chung thì cuối tháng không biết xe nào lời xe nào lỗ.
Giữ mối. Khách quen của xe này gọi lúc xe đó đang bận, có điều xe khác không, và ai trả lời khách.
Ba thứ này không cần phần mềm. Cần một quyển sổ và mấy nguyên tắc rõ.
Chia cuốc theo nguyên tắc, đừng theo cảm tính
Vài cách chia mà nhà xe hay dùng, chọn cách hợp với mình rồi giữ nguyên:
Theo khu vực. Mỗi xe phụ trách một vùng. Ưu điểm là tài xế thuộc đường, thuộc khách, thuộc chỗ quay đầu. Nhược là vùng đông vùng vắng không đều.
Theo loại hàng. Xe thùng kín nhận hàng shop, xe mui bạt nhận hàng cồng kềnh. Hợp khi đội xe khác loại thùng.
Và theo cỡ: đội có xe 1,5 tấn (7 tới 11 khối) với xe 2,5 tấn (12 tới 15 khối) thì cuốc dưới 10 khối giao xe nhỏ, trên mức đó giao xe lớn. Ghi số khối thật của từng xe vào sổ, đừng nhớ áng chừng - nhận nhầm cuốc quá khối là phải điều xe thứ hai, mất cả hai đầu.
Theo lượt. Ai rỗng trước thì nhận cuốc tiếp theo. Công bằng nhất về thu nhập, nhưng tài xế không kịp thuộc tuyến.
Trộn: cuốc trong vùng thì giao xe phụ trách vùng đó, cuốc ngoài vùng thì theo lượt. Đây là cách nhiều nhà xe dừng lại ở đó.
Điều quan trọng hơn cách chia là nói rõ nguyên tắc với tài xế từ đầu. Tài xế chấp nhận thiệt một hai cuốc nếu thấy có nguyên tắc; không chấp nhận nếu thấy tuỳ hứng.
Sổ theo dõi tối thiểu
Mỗi xe một trang, mỗi chuyến một dòng. Sáu cột là đủ:
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Ngày | Ngày chạy |
| Khách và tuyến | Tên khách, điểm lấy và giao |
| Số km | Đọc đồng hồ đầu và cuối |
| Thu | Tiền cuốc |
| Chi | Dầu, cầu đường, bốc xếp |
| Ghi chú | Chờ lâu, hàng có vấn đề, khách hẹn lại |
Cuối tháng cộng lại là biết ngay xe nào ra tiền, tuyến nào đáng giữ, khách nào hay để xe chờ.
Cột số km còn dùng để canh mốc bảo dưỡng. Xe cần thay dầu máy mỗi khoảng 5.000 km, và nhìn sổ là biết còn bao xa.
Mỗi xe một trang, mỗi chuyến một dòng. Cuối tháng cộng lại là biết xe nào ra tiền, khách nào hay để xe chờ.
So le lịch bảo dưỡng
Với nhiều xe, đừng để hai chiếc cùng tới kỳ bảo dưỡng một lúc.
Nhìn sổ km, nếu thấy hai xe gần mốc cùng thời điểm thì đưa một chiếc đi sớm hơn vài trăm km. Mất một chút nhưng không bị nằm cùng lúc.
Chọn ngày vắng cuốc để đi bảo dưỡng, thường là giữa tuần hoặc mùa thấp điểm. Gọi xưởng hẹn trước để khỏi chờ.
Và gộp việc: thay dầu cùng lúc kiểm phanh, kiểm lốp, siết đồ chằng. Một lần vào xưởng làm hết.
Ai trả lời khách
Với một xe, tài xế là người trả lời. Với nhiều xe, phải có một đầu mối.
Cách đơn giản nhất: một số điện thoại chung nhận cuốc, rồi điều xe. Tài xế không nhận cuốc trực tiếp.
Vì sao cần: khách gọi tài xế A, A đang bận nên từ chối, khách gọi nơi khác. Nếu gọi số chung thì điều được xe B, không mất cuốc.
Nhược điểm là phải có người trực điện thoại. Nhà xe nhỏ thì đó là chính chủ xe, và đó là công việc thật chứ không phải làm thêm.
Chuẩn hoá mấy thứ để khách thấy giống nhau
Khách gọi lần hai mà gặp xe khác, tài xế khác, cách làm khác thì họ thấy như đổi nhà xe.
Mấy thứ nên giống nhau giữa các xe:
Cách báo giờ tới: gọi trước bao nhiêu phút. Cách xử lý khi trễ: báo ngay hay chờ khách hỏi. Giấy tờ giao nhận: dùng chung một mẫu, ghi đủ số kiện. Chụp ảnh hàng: xe nào cũng chụp lúc xếp lên và lúc giao.
Bốn thứ đó không tốn tiền, chỉ tốn việc thống nhất một lần rồi giữ.
Tính giá thành theo từng xe
Đây là chỗ nhiều nhà xe nhiều xe làm sai: gộp hết vào một cục.
Mỗi xe có khấu hao khác, tình trạng khác, mức tiêu hao dầu khác. Xe cũ ăn dầu hơn và sửa nhiều hơn, nhưng đã hết khấu hao.
Tách riêng từng xe: khoản theo chuyến (dầu, cầu đường, lương tài) và khoản chia đều (khấu hao, bảo hiểm, phí đường bộ, bảo dưỡng, lãi vay nếu trả góp).
Cộng khoản chia đều của một xe trong tháng, chia cho số chuyến xe đó chạy, ra phần gánh mỗi chuyến. Cộng với khoản theo chuyến là giá thành thật của xe đó.
Làm vậy mới biết chiếc nào đang nuôi chiếc nào.
Khi nào nên thêm xe
Vài dấu hiệu nên cân nhắc, và vài dấu hiệu nên dừng lại.
Nên thêm: thường xuyên phải từ chối cuốc vì hết xe, đếm được số cuốc mất mỗi tháng · có mối hàng đều đặn cam kết được · đã có người lái tin được, không phải tìm gấp.
Chưa nên: cuốc đang thất thường theo mùa · chưa có sổ theo dõi nên không biết xe hiện tại lời bao nhiêu · phải vay gần hết giá trị xe.
Dấu hiệu thứ hai ở nhóm sau đáng chú ý. Không biết xe đang có lời bao nhiêu thì thêm xe là nhân đôi thứ mình chưa hiểu.
Câu hỏi hay gặp
Chia cuốc cho nhiều xe thế nào cho công bằng
Chọn một nguyên tắc rồi giữ nguyên: theo khu vực, theo loại hàng, theo lượt, hoặc trộn. Nói rõ với tài xế từ đầu.
Cần phần mềm gì để quản lý không
Từ hai ba xe thì một quyển sổ sáu cột là đủ: ngày, khách và tuyến, số km, thu, chi, ghi chú.
Làm sao không để hai xe cùng nằm xưởng
Nhìn sổ km, thấy hai xe gần mốc cùng lúc thì đưa một chiếc đi sớm hơn vài trăm km.
Ai nên nhận điện thoại của khách
Một số chung, rồi điều xe. Tài xế nhận trực tiếp thì bận là mất cuốc, không điều được xe khác.
Tính giá thành chung cho cả đội được không
Không nên. Mỗi xe khấu hao khác, hao dầu khác. Tách riêng mới biết chiếc nào đang nuôi chiếc nào.
Khi nào nên mua thêm xe
Khi thường xuyên từ chối cuốc vì hết xe và đếm được số cuốc mất mỗi tháng, đồng thời đã có người lái tin được.
Đăng xe tìm hàng
Vào timhangxetai.com đăng thông tin từng xe. Với đội nhiều xe, đăng riêng từng chiếc với đúng cỡ thùng và khu vực, đừng gộp một tin chung chung.
Khách tìm theo cỡ xe và khu vực. Đăng riêng thì mỗi chiếc lọt vào một nhóm tìm kiếm khác nhau, cơ hội nhiều hơn.
Bài này có ích thì gửi cho anh em đang có hai ba xe. Sổ sáu cột ở giữa bài là thứ đáng bắt đầu ngay tháng này.
Bài viết liên quan
- Cách tính cước vận chuyển hàng hóa bằng xe tải
- Chạy Xe Tải 20 Tấn: Tải Trọng Trục Và Cách Tính Lại Giá
- Nguồn Hàng Xe Tải Ổn Định: Cách Tìm Và Giữ Chân 2026
Quy định nhắc trong bài tra tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.